Gestão Financeira

Controle de gastos empresariais – Gestão financeira

Controle de gastos empresariais – Gestão financeira

Controle de gastos empresariaisUm bom controle de gastos empresariais é fundamental para o sucesso de todo empreendimento. E o contrário pode ser dito: uma empresa que não controla corretamente os seus gastos pode enfrentar muitas dificuldades financeiras e isso refletirá no negócio como um todo.

A falha, em grande parte dos casos e principalmente em micro e pequenas empresas, está objetivamente na falta de controle, de gestão. Ou seja, os gastos existem, os sócios e gestores têm conhecimento de sua relevância, mas há gargalos no que diz respeito ao controle dessas saídas de dinheiro.

Vamos nesse artigo explorar alguns aspectos sobre o controle de gastos empresariais. Para ajudar ainda mais, recomendamos a leitura de alguns outros artigos no blog da Intelliplan Consultoria Empresarial:

A importância do controle de gastos empresariais

No dia a dia de uma empresa uma série de recursos é utilizada, movimentada, contratada, adicionada e removida. De maneira mais objetiva, recursos financeiros transitam pela empresa, entrando e saindo. No que diz respeito às saídas financeiras, em particular os gastos para manutenção, produção e crescimento da empresa, é fundamental o controle bem apurado.

Porém, essa mesma dinâmica agitada do cotidiano traz desafios para o controle financeiro. São documentos e informações que precisam ser registrados e gerenciados para que tudo permaneça organizado e trabalhe a favor dos objetivos organizacionais.

Podemos dizer, de maneira ampla e simples, que são 3 as ações que precisam ser tomadas continuamente com relação ao controle de gastos:

  1. Controlar as movimentações e identificar os gastos: todo tipo de movimentação financeira da empresa deve ser controlada e, dentre elas, os gastos devem ser identificados;
  2. Registrar todos os gastos: tudo o que for identificado como um gasto deve ser devidamente registrado, preferencialmente com informações detalhadas, como data, classificação, origem, entre outras;
  3. Analisar os gastos da empresa: não basta identificar e registrar os gastos para realizar um controle efetivo; é preciso periodicamente analisar os dados e números e identificar oportunidades de melhorias.

A partir desses 3 passos, é possível realizar uma análise em sua empresa e identificar onde está o ponto falho do controle de gastos. Está na identificação e controle? Ou estaria no registro correto das informações? Ou talvez no uso das informações registradas para realizar boas análises?

Caso queira fazer uma análise empresarial mais profunda, conheça o Guia Rápido para Diagnóstico Empresarial.

Mantenha a organização e o controle

Podemos concluir, portanto, que para um efetivo controle de gastos empresariais é fundamental possuir processos financeiros bem definidos e utilizar as ferramentas e sistemas adequados. E esses processos devem estar adequados à realidade atual da empresa.

Para uma empresa trabalhar com eficiência e eficácia, é preciso haver harmonia e integração entre todas as pessoas, departamentos, atividades e objetivos. Trata-se de um organismo vivo em que tudo está interligado, e as ações (ou omissões) de uma pessoa ou departamento afetam diretamente outras pessoas e setores da empresa.

Os gastos da empresa são gerados por departamentos e pessoas diferentes. Ainda que o departamento financeiro seja o responsável direto por seu controle, é fundamental que exista consciência em toda a empresa sobre a importância de todas os gastos e despesas serem devidamente registrados e organizados.

Planejamento financeiro

Outro fator fundamental para o controle de gastos é possuir um bom planejamento financeiro.

Não basta saber quanto a empresa gastou. É preciso haver uma determinação de quanto a empresa pode gastar, quanto está gastando e o que pode ter colaborado para uma diferença entre o montante previsto e o realizado, seja essa diferença positiva ou negativa. Vale aqui ressaltar ainda a importância de um bom controle e gestão do fluxo de caixa.

Nós disponibilizamos aqui na Intelliplan uma planilha completa para desenvolver o Planejamento Financeiro Anual de uma empresa. Você pode fazer o download gratuitamente.

Vale ressaltar que o planejamento financeiro não deve ser feito em um momento específico e depois deixado de lado, mas continuamente deve ser revisado. Normalmente o último trimestre do ano é utilizado pelas empresas para realizar o planejamento financeiro do ano seguinte. Se for necessário, sua empresa pode recorrer ao auxílio de um consultor empresarial.

Relatórios para controle de gastos

Uma vez que as informações são registradas e os gastos identificados, e isto feito através de processos bem definidos, e tendo como referência um bom planejamento financeiro, é preciso investir em boas análises para identificar gargalos e não deixar o dinheiro escapar desnecessariamente.

Se a empresa estiver utilizando um sistema de gestão financeira, como um ERP, possivelmente encontrará relatórios que permitam avaliar a situação da empresa. Se todo o controle for realizado através de planilhas eletrônicas, com algum esforço é possível criar relatórios que demonstrem informações importantes.

Esses relatórios e análises visam, em primeiro lugar, dar uma visão clara e realista da situação financeira da empresa para os sócios e gestores. Servem também para embasar e orientar planos de ação para reduzir os gastos empresariais e até mesmo para apontar falhas na operação do negócio.

Gerenciar a empresa e as finanças com base em dados concede ao negócio mais solidez e competitividade.

Planilha de planejamento financeiro anual

Aproveite e faça o download da Planilha de Planejamento Financeiro Anual, disponibilizado pela Intelliplan.

Planilha de Planejamento Financeiro

Planilha de Planejamento Financeiro

Posted by Consultor Intelliplan in Gestão Financeira
Administração Financeira – A importância para as empresas

Administração Financeira – A importância para as empresas

Administração financeiraA administração financeira deve ocupar uma condição de destaque e prioridade nas empresas. Assim como as empresas podem caminhar mais intensamente para o sucesso com uma boa administração financeira, a ausência e má execução dessa atividade pode representar a decadência de um negócio.

Essencialmente falando, trata-se de uma atividade que lida com a administração das finanças de uma empresa ou organização, visando planejá-las, controlá-las e utilizá-las para obter o melhor resultado possível para o negócio.

A administração financeira empresarial está diretamente relacionada, portanto, à maneira como uma empresa lida com suas finanças e os resultados e benefícios que consegue obter através do seu manuseio.

Vamos nesse artigo explorar algumas questões sobre a importância e ação dessa disciplina dentro das empresas.

Dentro dessa mesma temática, você pode aprofundar o seu conhecimento através dos artigos do blog da Intelliplan Consultoria Empresarial:

A importância da administração financeira

Há alguns preceitos básicos que todas as pessoas e empresas conhecem:

  • Não se deve gastar mais do que as próprias receitas;
  • Não ter as informações corretas pode levar a tomada de decisões precitadas e errôneas;
  • É preciso investir para crescer, mas investir corretamente;
  • Entre outros.

Podemos, por um lado, afirmar que essas são questões básicas de uma boa gestão financeira, seja pessoal ou empresarial. Ainda assim, por outro lado, muitas são as pessoas e empresas que descuidam dessas atividades, que são o coração da administração financeira.

É por isso que uma boa gestão financeira está relacionada não somente às situações presentes, mas também e principalmente à situação futura da empresa.

É papel dos administradores financeiros, em primeiro lugar, ter conhecimento – isto é, possuir o registro – de toda movimentação financeira da empresa; então, com essas informações, tomar as melhores decisões, ou fornecer relatórios para que outros decidam, que favoreçam o crescimento da empresa.

O princípio de tudo está, portanto, no registro de todas as informações financeiras e atualização desses dados. Sem isso não será possível uma boa administração. Sua empresa tem cumprido bem essa etapa? O que pode ser melhorado?

Essas informações registradas permitirão, além da tomada de decisões, acompanhar o desempenho da empresa através de indicadores. Ainda que os indicadores financeiros não sejam os únicos que demonstrem se uma empresa está alcançando os seus objetivos, eles têm um grande peso nessa análise.
Para entender melhor esse assunto, confira esses 2 artigos:

Outro fator que torna fundamental a boa administração financeira diz respeito à estratégia empresarial. Toda empresa necessita de uma estratégia para crescer e se desenvolver; mas como seria possível desenvolver uma estratégia consistente e realista sem dados confiáveis sobre a situação financeira da empresa?

Cabe ainda aos administradores financeiros a tomada de decisões que podem direcionar o negócio para o sucesso. Os três tipos principais de decisões financeiras são:

  1. Destinação do lucro líquido;
  2. Investimentos;
  3. Financiamento.

Assim, considerando que em toda a empresa há movimentação financeira (é possível identificar tais movimentações no departamento de compras, recursos humanos, produção, logística, e em tantos outros), é também essencial que o gestor financeiro esteja integrado com todas as empresas e seja alimentado das informações relevantes.

A realidade em micro e pequenas empresas

Quando tratamos de micro e pequenas empresas, é sabido que a realidade por elas vivida não permite, na maioria dos casos, ter um administrador destinado apenas às finanças. Além disso, são poucas aquelas empresas onde se pode encontrar sócios ou funcionários especialistas em finanças.

Justamente pela falta de conhecimento e experiência, e por um foco grande na área produtiva e comercial, muitas empresas desses portes acabam por não cuidar devidamente da gestão financeira, o que traz malefícios com o decorrer do tempo, e até mesmo impede o crescimento tão desejado.

Nessas empresas pode ser um divisor de águas, permitindo impulsionar o seu crescimento, contar com um auxílio externo para regularizar e aperfeiçoar a administração financeira. Uma das opções é a contratação de uma consultoria empresarial especialista em micro e pequenas empresas.

Ferramentas para administração financeira

Obviamente, todo esse trabalho pode ser melhor realizado com as ferramentas corretas e atuais. Infelizmente, ainda há um grande número de empresas resistentes à adoção de sistemas e ferramentas que auxiliam na administração. Há ainda aquelas que, apesar já possuírem alguma planilha ou sistema, pouco exploram das funcionalidades disponíveis, e se restringem mais às funções operacionais (como registrar as entradas e saídas).

Além das já consagradas planilhas eletrônicas que auxiliam na gestão financeira, há sistemas e softwares acessíveis para empresas de todos os portes.

Para as empresas que preferem as planilhas eletrônicas, é possível encontrar modelos gratuitos disponíveis na internet dos mais variados tipos:

  • Fluxo de caixa;
  • Movimentação financeira;
  • Controle de inadimplência;
  • Planejamento financeiro;
  • Custos de funcionários;
  • Contas a pagar e a receber;
  • Entre outras.

Já as empresas que desejam uma solução mais completa e robusta, que além de ajudar no controle das informações ofereça relatórios e ferramentas para a tomada de decisões estratégicas, é um bom caminho a contratação de um software de gestão financeira (ou mesmo um ERP – Enterprise Resources Planning).
Nós tratamos sobre esse assunto aqui no blog da Intelliplan Consultoria Empresarial no artigo Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira. Aproveite para ler.

Planejamento financeiro

Uma das atividades mais importantes quando se fala em administração de finanças é o planejamento financeiro. Fundamental para toda empresa, é esse planejamento que deve guiar as ações da empresa e ajudar no controle da movimentação financeira.

Para ajudar as empresas no desenvolvimento desse planejamento, a Intelliplan disponibiliza a Planilha de Planejamento Financeiro Anual. O download é gratuito e ela oferece um bom caminho para preparar o futuro da empresa.

Como uma consultoria empresarial pode ajudar

Reconhecendo a importância de uma boa administração financeira, como fazer quando uma empresa não possui as competências para realizá-la?

É sempre válido que os profissionais destinados a essa atividade busquem o aperfeiçoamento profissional através de cursos e treinamentos (além da experiência prática). Porém, é também válido contar com o auxílio de uma consultoria empresarial para ajudar a organizar as finanças, traçar um bom planejamento e auxiliar no alcance dos objetivos organizacionais.

Para ajudar as empresas e gestores a entender como funciona o trabalho de uma consultoria empresarial e quais benefícios podem ser esperados, a Intelliplan Consultoria Empresarial lançou o Kit – Compreendendo a Consultoria Empresarial.

O material inclui uma série de artigos sobre o assunto e pode ser acessado sem custo. Aproveite!

Compreendendo a consultoria empresarial

Posted by Consultor Intelliplan in Gestão Financeira
Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira

Por que uma pequena empresa deve investir em um sistema de gestão financeira

Sistema de gestão financeiraGerenciar um negócio não é tarefa simples. Além de ficar envolvido com burocracias e questões administrativas, muitas vezes o pequeno empreendedor tem que cuidar das vendas, atendimento ao cliente, compras, contas a pagar e a receber, controle de fluxo de caixa, entre outras atividades; enfim, literalmente o pequeno empresário brasileiro cobra o escanteio e vai para a área cabecear.

Ter um bom software de gestão financeira pode ajudar muito na rotina diária do empreendedor.

É comum vermos pequenas empresas controlando suas finanças em planilhas de Excel ou até mesmo no caderninho. O grande problema destes controles é a falta de informação em tempo real, da integração das informações e da facilidade de uso. Por facilidade de uso não me refiro à facilidade de preencher dados (a agilidade de anotar “100 reais de Fulano” em um caderno é indiscutível); porém, o trabalho árduo necessário para saber quanto de dinheiro está “na rua” – ou seja, quanto você tem a receber e quanto ainda tem que pagar no mês – é incomparável.

Veja algumas vantagens em ter um sistema de gestão financeira:

Informações disponíveis rapidamente

Se você se encaixa no empreendedor que usa planilhas, possivelmente tem uma planilha de fluxo de caixa para anotar os movimentos do dia e outra só para controlar contas a pagar e contas a receber. Se você tem um caderno, deve ter ao menos três: um para contas a pagar, outro para contas a receber e outro para o movimento diário.

Você já pensou na quantidade de furos que devem ter nestes cadernos e planilhas? E no caso da planilha, se alguém removeu uma fórmula, como você vai saber?

Um sistema de gestão financeira evita erros, pois não é possível apagar fórmulas, não é possível “riscar” um valor e colocar outro por cima sem querer. Além disso, os dados ficam todos à sua disposição de forma fácil e rápida.

Com muita facilidade você sabe quanto de dinheiro tem para receber no dia, semana, mês ou em qualquer período; de quem você tem que receber, quais clientes são inadimplentes, quais clientes você não deve vender mais (pois estão lhe devendo muito dinheiro) e qual é o tamanho da sua inadimplência.

Digamos que você tenha contas a pagar e verificou no seu controle de fluxo de caixa feito pelo sistema de gestão financeira que não terá dinheiro suficiente para cobrir os custos da semana, o que você poderia fazer se tivesse tudo anotado em um caderno? Somar tudo com muito trabalho para ver qual cliente lhe deve mais e negociar com ele, ou até mesmo ver quais clientes mais fáceis de serem cobrados… Com um sistema de gestão financeira você poderá com facilidade visualizar clientes que lhe devem bastante e efetuar ligações para negociar o pagamento de parte do débito ou dar um desconto para receber a quantia e assim poder cobrir o buraco no seu fluxo de caixa.

Mais controle financeiro

QuantoSobra - Teste GrátisUm sistema de gestão financeira irá organizar suas contas a pagar por data, categoria e valor. Ainda por cima, você será alertado quando o vencimento estiver chegando. Isso impede que você tenha despesas extras com multas e juros por não pagamento.

Se você tiver uma alta inadimplência, o sistema irá lhe avisar quando o vencimento das contas a receber estiver chegando, permitindo que você envie um e-mail ou ligue alguns dias antes para aquele cliente que sempre esquece o dia do vencimento.

Isso ajuda você a manter seu fluxo de caixa em ordem e não depender de financiamentos para bancar o seu cliente.

E aí, o que achou destas vantagens?

Se você ainda não tem um software de gestão financeira, teste gratuitamente o QuantoSobra!

Sobre o autor

QuantoSobraO QuantoSobra é um software de gestão 100% na nuvem para micro e pequenas empresas. Com ele é possível emitir Cupons Fiscais Eletrônicos (NFC-e), Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e NFS-e, e realizar gestão financeira, de estoque, fazer DRE automatizado, entre outras funcionalidades. O sistema é muito fácil e integra todas informações do pequeno negócio com relatórios de fácil compreensão pelo micro empresário.

Posted by Consultor Intelliplan in Gestão Financeira
Separando as finanças pessoais e empresariais

Separando as finanças pessoais e empresariais

Separando as finanças pessoais e empresariais

Um dos erros mais comuns que muitos empresários cometem ao ter uma empresa é não saber separar as finanças pessoais e empresariais. A personificação como dono do negócio é tão grande que o empreendedor começa a fazer pequenos gastos que podem ser do supermercado, por exemplo, até se apropriar de recursos maiores, já que o dinheiro é dele.
O contrário também é comum. Quando a empresa não está indo tão bem quanto desejado, sem qualquer plano, o empresário começa a tirar do seu próprio dinheiro para sanar pequenos buracos.

Vamos ensinar aqui, que nem a primeira ação, e nem colocar o próprio dinheiro, devem estar entre as possibilidades para resolver o problema.

Em primeiro lugar, essa desorganização pode comprometer seriamente a saúde financeira da empresa e um dos resultados pode ser até mesmo sua inviabilidade. Se na sua empresa, esse é um dos seus hábitos comuns, calma. Especialistas indicam que muitos empreendedores cometem o erro. Porém, o que não se pode é persistir. Vamos dar aqui algumas dicas para que você não tenha mais esse problema.

Separe as finanças

Esse é um dos itens essenciais para que sua empresa tenha saúde financeira. O primeiro a fazer, caso tenha em sua empresa uma gerência financeira, é conversar seriamente sobre o montante que é retirado e o quanto isso está comprometendo o empreendimento.
Em sua nova rotina, o dinheiro da empresa está proibido de cobrir suas despesas pessoais e você deve se segurar para não colocar nenhum dinheiro do seu bolso. Se você sentir que as finanças já estão comprometidas, não tenha dúvida em contratar um consultor para que ele indique quais as melhores ações para sanar o problema.

Contas no banco devem ser separadas

Outro ato muito comum do empreendedor é fazer da conta do banco da empresa a sua. Separe, definitivamente, as finanças pessoais e empresariais. Abra uma conta para a pessoa jurídica e outra para a pessoa física. Isso vai permitir que você não confunda os recursos e faça gastos com o dinheiro do seu empreendimento.

Planejamento

Faça um plano de negócios para a sua empresa, com todas as possibilidades de investimentos, gastos e receitas para os próximos meses ou anos. Quando se faz planejamento, fica mais difícil sair fora da previsão. Seguindo as ações que você mesmo planejou, fica mais fácil, inclusive, saber melhor da saúde financeira da sua empresa.

Se precisar, baixe nossa planilha para planejamento financeiro anual.

Planilha de Planejamento Financeiro

Material gratuito – Planilha de Planejamento Financeiro

Retiradas

É preciso uma definição de quanto o empreendedor fará de retirada em cada mês. Em primeiro lugar, nada de tirar o lucro em toda a sua totalidade, já que a empresa ficará sem fôlego para futuros investimentos. Pense em sua função e defina o seu pró-labore. Teve dificuldades? Se valha do consultor para chegar a um valor justo.

Contador

Se você é do tipo de empreendedor que trabalha sozinho na empresa e é uma espécie de faz-tudo, talvez seja a hora de contratar um contador, caso não o tenha, ou mesmo de solicitar mais a sua ajuda, caso sua empresa já tenha um contato. Esse profissional será capaz de detalhar, em relatórios mensais, como estão as finanças, apontando também quais são os principais problemas. Se ainda não chegou o momento de dar esse passo, que tal contratar um software de gestão de fluxo de caixas? É um programa que te ajudará a controlar tanto as finanças da empresa quanto as suas.

Não deixe para depois

Como você viu, separar as finanças pessoais e empresariais é um grande passo para garantir que seus negócios estejam sempre bem. Se o desejo é o de fazer um investimento, mas está sem recursos para isso, abrindo uma conta empresarial, poderá conversar com o seu gerente e saber das principais linhas de crédito, com juros muito menores.
A separação das finanças pessoais e empresariais é uma ação que vai mudar a sua vida e da empresa, e para melhor!

Precisa de uma ajuda para lidar com as finanças?

A Intelliplan Consultoria Empresarial é especialista em micro, pequenas e médias empresas e pode ajudá-lo nessa tarefa. Entre em contato conosco.

Posted by Consultor Intelliplan in Gestão Financeira