Reunião entre consultor e cliente

A importância da reunião entre o consultor e o cliente

Reunião entre consultor e clienteAlgumas empresas nos questionam, para entender melhor, qual a necessidade e a importância da reunião entre o consultor empresarial e os profissionais do cliente – e também com os seus diretores e líderes. Há realmente a necessidade? Qual a frequência ideal e quanto tempo deve durar cada reunião?
Por isso, vamos apresentar algumas considerações à este respeito.

A primeira coisa a entender é que não há uma resposta padrão. As soluções de consultoria empresarial são desenvolvidas considerando a realidade e os objetivos do cliente e também a metodologia utilizada pela empresa de consultoria. Assim, toda a definição de frequência, duração, formato, participantes, e outros fatores, pode variar.

O passo inicial, portanto, é compreender a razão para a contratação de uma consultoria empresarial. Não se trata de uma terceirização; ou seja, o consultor não é aquele profissional que realiza um determinado trabalho para a sua empresa de modo a tirar da empresa a obrigação ou o comprometimento em realizá-la. Na verdade, o consultor trabalha em conjunto com a empresa. O papel desse profissional é somar e multiplicar.

Quando se pensa em uma consultoria empresarial, a empresa interessada deve considerar que está contratando uma ajuda experiente (e por experiência considere toda a bagagem de vivências, visão analítica e sistêmica e conhecimentos) para com ela trabalhar no alcance dos objetivos traçados.

Se há alguma dúvida sobre o trabalho de uma consultoria empresarial, confira esse material: Por que contratar uma consultoria empresarial?

Por que a reunião entre o consultor e o cliente?

Compreendido que o trabalho de uma consultoria é uma ajuda, um complemento, uma somatória ou até uma multiplicação de conhecimentos, experiências, oportunidades e visão, fica mais fácil de compreender a necessidade da realização de reuniões entre o consultor e o cliente.

Não se refere, portanto, a tomar o tempo do consultor ou do cliente (o tempo é cada vez mais um recurso valioso). As reuniões são, ao contrário, momentos propícios para que possa haver a troca benéfica de informações, conhecimentos e experiências entre o consultor e o cliente que resultam em análises, descobertas e tomadas de decisões mais acertadas.

Sem inibir o contato fora dos encontros, são nessas reuniões onde o trabalho evolui com mais intensidade. O relacionamento mais próximo favorece o bom andamento do trabalho, dá oportunidade para o consultor conhecer melhor os profissionais, a estrutura e a realidade do cliente e estimula as discussões que geram novas soluções.

Daí surge o parâmetro para definir a frequência e a duração ideal para as reuniões: o quanto os encontros podem favorecer ou atrapalhar o bom andamento do trabalho. Enquanto ajudar, quanto mais, melhor.
É importante não esquecer o que já foi dito: o consultor é um auxílio e, portanto, não deve ser visto como um funcionário a mais que cumpre horários rígidos e constantes.
Se, por um lado, as reuniões são benéficas, por outro também a distância pode ajudar no andamento do trabalho, pois é nela que o cliente percebe o quão apto está para caminhar sem a ajuda do consultor.

Reunião online e reunião presencial (in loco)

Há ainda que considerar a modalidade dessas reuniões: se presencial (in loco) ou à distância, através de videoconferência. Ou, quem sabe, ambas as alternativas simultaneamente.

A Intelliplan, por exemplo, oferece serviços que em geral demandam as reuniões presenciais na sede do cliente, como no caso dos projetos de consultoria, como também oferece o ADI-Mercado, um serviço onde as reuniões são realizadas online através de videoconferência. Em ambos os casos, com o comprometimento das pessoas envolvidas, os resultados são excelentes.

A escolha pelo melhor método depende tanto do trabalho a ser realizado como também facilidade e da capacidade de adaptação do cliente em cada uma das alternativas.

Aproveitando melhor a reunião

Normalmente, as reuniões são todas pré-agendadas. Isso significa que a empresa saberá quando o consultor estará presente e com quem irá se reunir. E a melhor maneira de aproveitar as reuniões é se preparando para ela.
Ainda que as reuniões com o consultor tirem o profissional da sua rotina, e isso à primeira vista possa parecer um incômodo, é importante que tudo seja preparado: as informações e documentos solicitados pelo consultor devem ser levantados; os aspectos discutidos no encontro anterior sejam lembrados; as interrupções sejam evitadas; enfim, que todos os participantes estejam realmente envolvidos na reunião. Análises e decisões importantes serão tomadas.

Compreendendo melhor o trabalho da consultoria empresarial

Acesse o material gratuito da Intelliplan que expõe os motivos para a contratação: Por que contratar uma consultoria empresarial?

Por que contratar uma consultoria empresarial?

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