Processo de vendas

Como estruturar um processo de vendas na minha empresa?

Processo de vendasA área de vendas é, sem dúvida, um dos fatores críticos para o crescimento de uma empresa. Isso chega a ser óbvio, visto que os vendedores são o “coração” pulsante de um negócio, responsável por trazer receitas e clientes. E uma empresa sem clientes, sem gerar receita, não sobrevive – colocando as vendas numa posição estratégica de um negócio.

Porém, ainda assim, existe um certo descaso ou, talvez, um despreparo no momento de desenvolver um processo de vendas que seja escalável, reproduzível, simples e metrificável. Muitas organizações não sabem por onde começar, nem o que analisar, no momento de produzir mais em vendas. Se “o que não é medido, não é gerenciável”, como uma empresa pode ter gerentes, se mal conhece o próprio processo de vendas?

Por que ter um processo de venda formal? O que eu ganho com isso?

Antes de entrar no processo de vendas, é importante dar um passo atrás e pensar no seu marketing. Como você gera interesse nas pessoas? Qual o sentido em investir em marketing? Se você disse “aumentar as vendas” sua resposta não está totalmente correta.

A função do marketing é aumentar o volume de boas oportunidades, ou seja, ele vai, por exemplo, direcionar a melhor comunicação para o público certo, no momento certo, na mídia certa. Com isso, o volume de oportunidades e pessoas interessadas tende a aumentar. Porém, se essas oportunidades não entram num processo de vendas, o que acontece? A taxa de conversão diminui. A conta é simples: se você normalmente consegue 100 oportunidades e fecha 10, você tem 10% de conversão. Mas, a partir de uma ação de marketing, você consegue 200 oportunidades e fecha 15, sua taxa de conversão caiu para 7,5%, ou seja, você sequer conseguiu melhorar sua taxa de vendas.

Marketing sem processo de vendas, então, é custo.

A Harvard Business Review fez duas análises relevantes sobre o tema. Uma pesquisa diz que uma empresa perde em 5 anos, 50% dos seus contatos – simplesmente porque não entraram num processo formal de vendas. Outra pesquisa, feita também pela Vantage Point Association e Sales Management Association, diz que as empresas lucram mais após ter um processo de vendas bem definido – não se trata somente de aumentar vendas, faturamento ou receita, e sim de aumentar lucratividade, visto que a taxa de conversão aumenta e o ciclo de vendas tende a ser eficaz.

Consultoria de vendas

Não reinvente a roda

A área de vendas já foi testada, validada e experimentada por centenas de autores, acadêmicos e, claro, empresas e profissionais. Inclusive, alguns livros possuem detalhamento de como você deve implementar o processo de vendas.

Muitas vezes pensamos que “o processo da minha empresa” é complexo, específico demais, muito personalizado, etc. e, quase certamente, não é. Ele pode ter especificidades do seu nicho de atuação, porém, ainda assim, deve ser muito parecido com modelos já existentes no mercado e implementados em outros negócios.

Veja algumas dicas de leitura que podem te ajudar a encontrar o modelo ideal:

  • Predictable Revenue
  • Alcançando a excelência em vendas – Spin Selling
  • Challenger sale
  • The Sales Acceleration Formula

Dicas para desenvolver o processo de vendas na empresa

Em resumo, um bom processo de vendas deve ser:

  • Simples e fácil de ser entendido pela gestão e pelo time de vendas
  • Deve ser formal, com etapas de vendas bem definidas
  • Sem muitas etapas no funil de vendas, deixando o processo lento, burocrático ou complexo: entre 4 e 6 etapas no funil é o ideal
  • Que consiga extrair métricas de desempenho
  • Seja atualizado no software de CRM
  • Deve ser baseado na experiência e ações do cliente, não nas ações da empresa ou dos vendedores – é como se o bom cliente pudesse “caminhar” pelo seu processo

Neste vídeo, reunimos os diretores das empresas Plug CRM, Bling e Propostas Comerciais, num webinar específico sobre como desenvolver um processo de vendas nas empresas B2B. Vale a pena conferir pois, além do próprio conteúdo, alguns usuários enviaram perguntas sobre o tema.

Quem é o cliente ideal?

Assim como no Marketing, você deve ter em mente quem é seu cliente ideal, a empresa ou pessoa que é mais relevante e que terá uma taxa de conversão maior e mais rápida. Seu processo de vendas deve ser baseado nessa “persona”, não só porque sua empresa deve ter a linguagem e a comunicação adequada para ele, assim como a experiência de compra dele vai moldar seu processo.

Tente levantar os principais fatores e características dessa pessoa e dessa empresa.

Funil de vendas

Este é um dos conceitos mais importantes que um time de vendas deve conhecer: as etapas do Pipeline, ou melhor, os estágios que um negócio passa, desde o momento que é captado, até o momento antes de fechar. O funil de vendas define claramente quais são essas etapas, do início ao fim de um processo de vendas.

Com um funil de vendas, você consegue:

  1. Saber quantos negócios você tem em andamento
  2. Se o volume de negócios em andamento é suficiente
  3. Quanto em $ você tem em aberto e se é suficiente para as metas
  4. Se há algum tipo de gargalo no seu processo comercial, a ponto de otimizar ou focar esforços numa determinada etapa
  5. Se o funil de vendas de uma pessoa ou de uma equipe está de acordo com o de outras pessoas e equipes
  6. Quais negócios focar, no momento certo.

Algumas dicas para formular seu funil de vendas:

  1. Ele deve ser claro, simples e de fácil entendimento de toda a equipe
  2. Não crie muitas etapas e barreiras: entre 4 e 6 etapas é o ideal
  3. Acompanhe o volume de negócios em cada etapa do seu funil

Gatilhos de passagem

Depois que você define muito bem as etapas do seu funil de vendas, é hora de deixar evidente “o que faz um negócio sair de uma etapa e ir para outra”? Quais ações, atividades, comportamentos o cliente ou o vendedor faz que tira um negócio de um estágio do funil de vendas para outro?

Crie gatilhos claros e de fácil preenchimento (geralmente, múltipla escolha, “sim ou não”, ou métricas mensuráveis) que possam ser utilizados pelos vendedores para que o funil de vendas seja o mais realista e previsível possível.

Perguntas essenciais – esqueça o que será esquecido

Quais informações do seu cliente é realmente relevante para suas vendas? O que são “apenas dados”, mas que não contribuem em nada para sua taxa de conversão?

Quantas vezes encontrei clientes no CRM com uma infinidade de informações para preenchimento do vendedor que, absolutamente, não ajudavam em nada: deixaram o preenchimento e atualização mais complexo, desgastava a relação com o cliente, deixava o vendedor confuso, não ajudava na filtragem dos melhores negócios e, o mais intrigante, não eram aproveitados.

Sabemos que os vendedores são profissionais bem pragmáticos, que precisam otimizar o tempo produtivo para vender mais. Quanto mais informações irrelevantes forem necessárias, menos eficaz fica seu processo.

Busque as perguntas essenciais, que geram dados relevantes, filtros que te ajudem a melhorar as vendas, fazer novas campanhas, qualificar os clientes e, também desqualificar aquilo que não tem perfil para sua empresa.

Qualificação

Cruzando as informações anteriores do seu processo (público ideal, funil de vendas, gatilhos e perguntas essenciais), crie um ranking que mostra a qualificação, de 1 a 5, das oportunidades de negócio. É muito importante utilizar métricas de qualificação para identificar o que realmente vale a pena focar e o que pode ser perdido.

Neste e-book mostramos a importância da qualificação num processo de vendas.

Através, principalmente, dos dados de funil de vendas e qualificação, você passa a ter um processo de vendas mensurável, previsível e fácil de focar e direcionar sua equipe de vendas. Além disso, com essas informações, você consegue entender melhor o perfil do cliente para se relacionar da forma devida com ele.

Atividades de follow up: nunca mais se esqueça de um cliente

Faça o mapeamento das tarefas de acompanhamento que devem ser feitas com seus clientes para ter um relacionamento melhor.

  • Defina o tipo de tarefa: ligação, e-mail, reunião, visita, etc.
  • Quando deve ser feita cada atividade, no seu processo de vendas. Exemplo: você pode deixar definido que sempre, após uma ligação, você envia um e-mail.

Com essa organização, você conseguirá resolver as tarefas certas e colocar sua rotina em dia.

Dica: Nunca deixe um negócio em aberto sem próxima tarefa. Você terá grandes chances de esquecer-se desse cliente e, assim, perder o negócio (e virar mais um nas estatísticas da Harvard Business Review).

Software de CRM

Costumo dizer que o sistema de CRM é ferramenta de gestão obrigatória para fazer um processo comercial rodar numa empresa que possui, ou deseja, um alto volume de oportunidades. O processo comercial formal pode ser desenhado num bloco de anotação e até “rascunhado” numa planilha do Excel… porém, não terá sucesso sem uma ferramenta de CRM.

Para quem não conhece, CRM é uma estratégia de vendas e relacionamento que significa Customer Relationship Management, Gestão do relacionamento com o cliente ou “Criador de Relacionamentos Melhores”, e parte da ideia que, se você aproveita as informações dos clientes e dos vendedores, você consegue otimizar seu tempo e vender mais. Existem softwares de CRM online que organizam seu processo comercial de forma simples, para que os negócios sejam de fato gerados, controlados e gerenciados.

Além, é claro de simplificar a vida do vendedor, que terá sua rotina organizada e as informações e histórico do cliente em mãos. Assim como vai melhorar a vida do gerente, que conseguirá acompanhar os negócios, clientes, desempenho, números, resultado, previsões, metas, etc.

Metas e métricas

Um processo comercial formal possibilita criar métricas e metas para o time de vendas, com base em números reais, dados quantitativos e histórico de desempenho. E isso pode se correlacionar com o planejamento estratégico da empresa, afinal, através desses dados, você consegue identificar gargalos, eficiência de ações de marketing, características de clientes, desempenho por produto, fonte, campanha, volume de negócios por funil de vendas, etc.

Se você quer analisar o resultado do seu planejamento em vendas, é muito importante ter todos esses passos mapeados e implementados na empresa. Caso contrário, a revisão da estratégia ou até mesmo o planejamento comercial, terá como referência “achismos” e “feellings” de profissionais que não conseguem mensurar com eficácia o resultado das suas ações.

E você, tem alguma opinião sobre a implementação de processo de vendas, funil de vendas e CRM nas empresas? Que tal compartilhar conosco? Basta comentar neste blog.

Sobre o autor

O Plug CRM um software de CRM Online simples e completo para pequenas e médias empresas. Conecta vendedores, clientes e equipes de vendas para sua empresa melhorar os resultados comerciais através de funil de vendas, follow up, qualificação de oportunidades, histórico de relacionamento, etc.